Bạn đang có dự định chuyển văn phòng và đang tìm kiếm những chia sẻ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả? Cùng Kiến Vàng tìm hiểu những kinh nghiệm chuyển văn phòng cực hay, vừa an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm mà bạn không thể bỏ qua.
1. Tìm văn phòng mới
Văn phòng là nơi làm việc, thực hiện những giao dịch quan trọng. Có thể nói, ảnh hưởng của văn phòng mang tính quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Tìm văn phòng mới cũng giống như tạo nguồn năng lượng mới, bạn sẽ có được một không gian làm việc hoàn hảo hơn, từ đó nghĩ ra được nhiều ý tưởng hay hơn cho công ty, phát huy hết khả năng của nhân sự. Bởi vậy, bạn hãy cẩn thận trong khâu tìm cơ quan mới. Dưới đây, Kiến Vàng gợi ý một số tiêu chí giúp bạn xác định được nhu cầu của mình và chọn được văn phòng phù hợp:
- Mục đích thuê văn phòng mới là gì?
Muốn thu hẹp hay mở rộng không gian làm việc? Chiến lược kinh doanh trong hiện tại và tương lai của công ty có tác động đến quyết định tìm kiếm văn phòng mới hay không?
- Ngân sách:
Chi phí dành cho việc thuê văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Có trích ra khoản thuê dịch vụ hay tự chuyển văn phòng?
- Thời gian:
Hợp đồng với nơi cũ có thời hạn đến bao lâu? Thời gian chuẩn bị sẵn sàng văn phòng mới, lựa chọn ngày tốt chuyển vào?
- Các yếu tố cần lưu ý:
+ Giao thông, khoảng cách, chỗ đậu xe, mức độ hoàn thiện (sử dụng ngay hay phải thiết kế lại), hệ thống thiết bị (điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy), dịch vụ xung quanh văn phòng.
+ Phong thủy, hợp mệnh?
- Việc nên làm:
+ Lên kế hoạch tìm kiếm văn phòng mới trước tối thiểu là 2 tháng so với thời gian nhập trạch và chốt địa điểm cuối cùng trước 1 tháng. Điều này cho phép bạn có đủ thời gian cho việc sắp xếp đồ và thực hiện các thủ tục liên quan.
+ Chọn và tìm hiểu kỹ một số địa điểm cụ thể, so sánh giá cả, chất lượng và các vấn đề xung quanh để thuê văn phòng phù hợp nhất.
+ Khi đã chọn được chỗ ưng ý, tiến hành tu sửa, nâng cấp, dọn dẹp lại trước khi chính thức chuyển vào.
+ Chuẩn bị sơ đồ vị trí cho phòng ban, văn phòng tại nơi làm việc mới.
2 Kinh nghiệm chuyển đồ văn phòng
2.1 Một tháng trước ngày nhập trạch
Đây là khoảng thời gian chuẩn bị quan trọng, nếu đầu tư kỹ càng bạn sẽ có được một nơi làm việc tốt từ đó phát triển công ty lớn mạnh.
- Lựa chọn ngày tốt chuyển văn phòng:
Cũng như chuyển nhà hay chuyển bàn thờ, việc lựa chọn ngày tốt đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển văn phòng. Có một khởi đầu tốt sẽ khiến tâm trạng hay hiệu quả công việc tốt lên rất nhiều.
Một lưu ý nhỏ, khi lựa chọn ngày, bạn nên cân nhắc khoảng thời gian ít ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Nơi làm việc thay đổi, ít nhiều các hoạt động giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên vì thế cũng khó có thể tập trung vào công việc của mình.
Thời gian lý tưởng cho việc chuyển văn phòng nên là cuối tuần, ngày nghỉ lễ hoặc vào các giai đoạn có ít giao dịch (ví dụ như trước hoặc sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch)
Xem thêm: Xem ngày tốt tháng 10 năm 2020
- Lên danh sách đồ cần chuyển dọn:
Hãy dành thời gian cho việc liệt kê những đồ đạc cần chuyển đi, đặc biệt là giấy tờ, văn kiện quan trọng hay mật thiết của công ty. Đừng quên đánh dấu chúng, bạn sẽ tránh được việc thất lạc trong quá trình di chuyển.
- Thanh lý những đồ không còn sử dụng:
Thanh lý những bộ bàn ghế hay đồ đạc không còn sử dụng sẽ giúp bạn giảm tải kha khá công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí vận chuyển, tạo nguồn thu cho công ty.
- Bàn giao văn phòng cũ:
Bạn nên thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, và bàn giao lại cho chủ cẩn thận. Ngoài ra cũng cần lưu ý những chi tiết nhỏ hơn như hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi.
- Thủ tục chuyển công ty:
Một số thủ tục cần thiết khi chuyển văn phòng công ty như nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế.
- Thông báo về văn phòng mới:
Trong quá trình làm việc, giao dịch với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty và cung cấp thông tin để khách hàng không bị bất ngờ.
- Phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban:
Mỗi phòng, ban nên có một người chịu trách nhiệm tổng quan, chỉ đạo sắp xếp và quản lý các nhân viên, đảm bảo tính kỷ luật, logic trong mọi khâu chuyển văn phòng
2.2 Một – hai tuần trước ngày chuyển dọn
- Bạn nên tiến hành thay đổi các địa chỉ lần lượt trên các công văn, hợp đồng, card visit, website hay bất cứ thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty
- Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến khách hàng thông qua email, website, điện thoại, các kênh xã hội như Facebook, Zalo, Instagram.
- Phân công nhân viên đóng gói các loại hồ sơ quan trọng, tự đóng gói đồ đạc cá nhân và đồ công ty gọn gàng.
- 1 tuần trước ngày chuyển dọn, cần liên hệ xin phép tòa nhà của cả nơi đi và nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm, tạo nên sự thuận tiện cho sự di chuyển.
2.3 Trong ngày chuyển dọn
- Sắp xếp nhân sự: Cần 4 vị trí thiết yếu:
+ 1 người giám sát tổng thể: chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với đơn vị vận chuyển và giải quyết những vấn đề phát sinh. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo của công ty kịp thời.
+ 2 người giám sát ở 2 bên văn phòng cũ và văn phòng mới.
+ 1 người áp tải: sẽ đi theo xe vận chuyển nhằm đảm bảo mọi việc diễn ra đúng kế hoạch và không có sự mất mát đồ đạc xảy ra.
- Tiến hành chuyển dọn tuần tự từng phòng ban, từ phòng này sang phòng khác. Làm tuần tự như vậy sẽ không bị lẫn lộn đồ đạc và mọi thứ cũng ngăn nắp hơn.
- Trong trường hợp xảy ra sự cố, điều cần làm là báo ngay cho người quản lý. Nếu có hư hỏng hoặc mất mát, phải có biên bản xác nhận làm căn cứ giải quyết giữa hai bên.
- Có trách nhiệm phân công nhân viên dọn dẹp, sắp xếp lại văn phòng cũ sau đi chuyển đi và trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản.
3. Một vài lưu ý trong chuyển văn phòng
Ngoài những việc chính cần làm kể trên, có một vài lưu ý trong chuyển văn phòng khác bạn nên tham khảo để tránh mọi rắc rối có thể xảy ra:
– Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, mục đích để đảm bảo không bỏ sót bất cứ đồ vật, công việc gì trong quá trình có nơi làm việc mới
– Chọn ra những người chịu trách nhiệm chính và chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận để giảm tải gánh nặng.
– Tìm kiếm đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói uy tín, có kinh nghiệm và giá cả hợp lý.
– Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển công ty, làm rõ các khoản phí để tránh trường hợp phát sinh.
– Nên làm lễ nhập trạch văn phòng mới, để cầu mong sự tiền tài, thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió. Điều này tùy thuộc vào phong tục mỗi cá nhân, mỗi công ty.
Xem thêm: Kinh nghiệm chuyển nhà
Trên đây, Chuyển nhà Kiến Vàng đã chia sẻ một số kinh nghiệm chuyển văn phòng an toàn, nhanh chóng, tiết kiệm mà bạn cần lưu ý. Hi vọng rằng bạn đã có thêm được thông tin bổ ích và chọn được một nơi thật phù hợp. Chúc công ty bạn sẽ đạt được nhiều thắng lợi, phát đạt khi chuyển tới văn phòng mới!
