Chuyển văn phòng đến địa điểm mới là một công việc vất vả, sẽ có rất nhiều việc bạn cần chuẩn bị. Tuy nhiên, bạn tuyệt đối không được quên gửi thông báo chuyển văn phòng cho nhân viên công ty và các khách hàng, đối tác nhé. Kiến Vàng Moving sẽ gợi ý cho bạn các nội dung cần thông báo và các mẫu thông báo để bạn tham khảo ở bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của thông báo chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng đồng nghĩa với việc địa chỉ văn phòng của bạn đã thay đổi. Thông báo chuyển văn phòng là văn bản chính thức gửi đến khách hàng và nhân viên của công ty chi tiết về việc thay đổi địa chỉ của công ty.
Thông báo chính thức gửi đến khách hàng, đối tác thường xuyên và quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty cũng như sự tôn trọng đối với khách hàng và đối tác. Thông báo giúp họ có thông tin nhanh chóng để liên hệ và hợp tác khi cần.
Đôi với nhân viên, thông báo chuyển văn phòng giúp nhân viên chủ động sắp xếp thời gian, tìm đường đến văn phòng mới.
Nội dung thông báo chuyển văn phòng gồm những thông tin gì?
Nói về nội dung thông báo chuyển văn phòng bạn cần quan tâm đảm bảo các nội dung thông tin sau:
-
Tùy mong muốn về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc, có thể có hoặc không có quốc hiệu và tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.
-
Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian làm việc,….
-
Nêu chính xác địa chỉ cũ văn phòng và địa chỉ mới sẽ chuyển đến
-
Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới
-
Các thông tin khác của công ty về số điện thoại, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty, website,…(có thay đổi gì không hay sẽ giữ nguyên)
-
Gửi lời cảm ơn đến những người khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của cơ quan. (nếu người nhận thông báo là khách hàng, đối tác)
- Chi tiết về phương án vận chuyển đồ đạc, sắp xếp vị trí ngồi mới cho nhân viên, nhân viên cần hỗ trợ những gì….(nếu người nhận thông báo là nhân viên công ty)
Thiết kế thông báo chuyển địa điểm văn phòng mới
Tùy vào từng đối tượng hoặc mức độ trang trọng mà chọn hình thức thể hiện thông báo chuyển văn phòng phù hợp.
- Đối với nhân viên công ty, bạn chỉ cần làm văn bản rõ ràng, đầy đủ thông tin.
- Đối với khách hàng, đối tác bạn có thể có hoặc không có quốc hiệu và tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.
- Đối với các thông báo trên website, bạn nên có các thiết kế bằng hình ảnh bắt mắt, ngắn gọn để thu hút để người truy cập dễ nhìn hơn.
Hình thức gửi thông báo chuyển văn phòng
Có nhiều hình thức để thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng và nhân viên của bạn. Trong thời kỳ công nghệ 4.0 như hiện nay, bạn có thể thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng dễ dàng hơn. Trước tiên, bạn có thể đăng thông báo trên website công ty.
Riêng đối với khách hàng, đối tác của mình, bạn có thể gọi điện, gửi mail hay là dán bản thông báo ở cửa văn phòng cũ,… Dù thông báo theo cách nào thì cũng cần đảm bảo thông tin này được chuyển đến tất cả các khách hàng và đối tác của bạn.
Đối với nhân viên công ty, bạn có thể sử dụng mẫu công văn, mẫu thông báo để gửi đến mail hoặc thông qua thông tin nội bộ của công ty để gửi, hoặc thông báo miệng qua bộ phận nhân sự.
Một số mẫu thông báo chuyển địa chỉ văn phòng mới
Với mẫu thông báo chuyển văn phòng bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác thông báo đến khách hàng của bạn một cách dễ dàng mà tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng Moving – Kiến Vàng Chính Hãng chúng tôi có thể hỗ trợ bạn thực hiện việc này một cách nhanh chóng theo yêu cầu của bạn.
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng chính hãng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng. Kiến Vàng là thương hiệu lâu năm có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng trọn gói và xây dựng uy tín vững chắc trong lĩnh vực này. Khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng, nhà xưởng trọn gói của Kiến Vàng chính hãng, quý khách hàng sẽ nhận được dịch vụ chuyên nghiệp và tận tâm nhất. Hãy liên hệ ngay với Kiến Vàng qua hotline hoặc nhắn tin zalo qua SĐT 0824.422.422 để được tư vấn về giải pháp chuyển văn phòng, chuyển văn phòng trọn gói tối ưu. Tổng đài chăm sóc khách hàng và tư vấn luôn miễn phí và sẵn sàng phục vụ quý khác.
